オンライン上の会社仕事のやり方メモ
転職後に仕事量や内容が劇的に変わってしまって大変苦労したのが私にとっての2021年という年でした。
それだけではなく、コロナ禍により仕事が一気にオンライン化してしまったことの影響もモロに受けてしまった背景もあったりします。
非対面の仕事のやりかたについて、ビジネス書に何かヒントはないか会社で使うツールのよい使い方はないか、会社のほかの人はどうやっているのか、毎日悩み、休みの日でさえもどうすればいいのか試行錯誤をしてやり方を探しておりました。
それだけ非常に辛い状況だったわけです。
今となっては喉元過ぎればなんとやらで、当時どんな苦労をしていたのかをやや忘れかかっております。
それももったいない話なので、ここにツラツラと書いてみて当時を振り返ってみようかと思います。
似たような悩みを現在進行形で抱えている方の一助になれば幸いと思います。
2020年までの仕事
2020年の後半に今の会社に転職してきたのですが、それまではシステム会社所属の派遣SEでした。
派遣先は開発会社ではなくサービスやビジネスそのものを企画し、その企画に関するシステムを開発会社に発注する立場です。直接的に開発はしませんが、システム開発含むプロジェクトマネージメントを行うところで、そのサポートとして雇われていました。
元の会社でも正社員ではあったのですが、働き方が派遣そのものなので、契約が切れれば次の会社へ…というのが個人的にはあまり好ましくなかったのと、1人で派遣されていたので、所属会社との繋がりが薄すぎたのが主な転職理由です。
給与に不満もありませんでしたし、よろしくない職場に派遣されたら会社に申し入れをすれば変えてもらうこともできなくはなかったはずなので、そんなに悪い状況でもなかったんですけどね。
会社との繋がりが薄いのも気楽に自由にやれていたというメリットがありましたし。契約先が見つからない場合は社内で何か仕事に従事となりますし、それで給与が減るということもなかったです。
このあたりまで会社用のPCや会社用の携帯というのも貸し出されることもありませんでした。
あくまで派遣先の設備で仕事するのでその必要もなかったんですよね。
報告も週に一回自宅のPCから、メールで週報を入れるくらい。
今にして思うと、社用携帯を持たない生活は本当によかったですよ…。
2021年からの仕事
派遣先であった会社に正社員雇用されたのが現職となります。
同じ職場なので、なんとなく似たような仕事を継続してやるものだと思っていたのですが、そこが甘かった…。
派遣契約の立場だと正社員の仕事の内容が見えてなかったんですよね。
試用期間終了と同時にとんでもない短納期且つ潜在的に問題を抱えているプロジェクトのPMに任命されてしまいます。ここからが辛い日々の始まりだった…。
関わってくる人も派遣時代には知らなかった部署や人が多かったですし、結局新しく人間関係を構築しつつ新しい仕事を覚えていかなければいけない上にその難易度が高かったという。
コミュニケーションの辛さ
私自身は毎日出社だったのですが、日が経つに連れてプロジェクト関係者がテレワークになっていくというのが、今にして思えばなかなか辛いポイントでした。
正社員になったばかりなので、出社しないとダメな場合とテレワークでもよい場合の状況判断が適切にできなかったので、とにかく毎日出社。
そのわりに関係者がテレワークなので、結局出社してもやりとりは非対面。
通勤の負荷はあるわりに、よく知らない人間とオンラインで対峙しなければいけないのがなかなかストレスでしたね。
しかも、うちの会社の場合オンライン会議で顔出しはしないんですよね。
なので表情はまったく見えないので、反応がマジでわからん…。つらい…。
当時の上長ともコミュニケーションがうまくいってなかったかと思います。知ってはいたけど、派遣時代にそういえば会話らしい会話はしてなかったなー。一時期苦手意識もありましたしたが、今はかなり腹を割って話せるようにはなりましたね。
とにかくこのプロジェクト自体がもともと大きな問題を抱えていて、ビリビリした殺伐とした雰囲気だったんですよね。
私に話しかける奴全員敵みたいな感覚に陥ってましたし。私自身も辛辣な発言してましたしね。死ぬほど反省しています。ははは…。
凄まじい量の通知に押しつぶされる
Teamsというマイクロソフト社のツールを使っていたのですが、これの通知が凄まじく毎日くる。反応が間に合わない。その間に通知が流れるので、どこに返事していいのかわからんという状況に陥ってました。
ビジネス用のコミュニケーションツールなのですが、これの使い方について会社側で明確に運用が定められているわけでもなく、部署によって違う、人によって違うなんて状況でわけわからんかったです。
問い合わせに対して、何かしらの反応をすぐにした方がいいのですが、数日放置とかざらにありましたから、当時の関係者はかなり私にイライラしていたかと思います。
これの対策をどうすればいいのかについては本当にずいぶん悩んで試行錯誤しました。
そりゃTeamsのチームが数個ならどうにかなるけど、当時で数十個登録されていたし、今じゃ１５０個くらい軽く超えているんですよ。普通無理でしょ。。。
対策：とにかく仕事前に状況を把握する
これらの問題をどう対応していたか。
とにかく始業前に全てのTeams通知、メールなどありとあらゆる手段からやってくる問い合わせ類の整理を行いました。
そしてその日の予定を立てる。タスクの整理をとにかくやる。
朝の５時から８時くらいかけてね…。うっひゃああああ…。
これ、社用スマホでやっていたから時間がかかっていたのもあるけど、最初の数ヶ月くらいこれくらい時間かかっていたんですよ。
予定立てるとかタスクの整理なんてそこらのビジネス書では普通に書かれていることなんですけど、だいたい５分とか１０分でやるのが前提ですよね。
私が無能なのかそれぐらい時間かけないといけないぐらいにはちゃめちゃに集まってくる情報量だったのかは想像におまかせしますが、結果的にこれをやることにより仕事がスムーズにはなりました。
なんでスマホでやっていたかって？当時の私は長時間労働すぎて残業時間に規制がかかっていたので、PCログインするわけにはいかな……ぐふぉ。
今は、Teamsの全チェックとその日の予定組み、タスクの洗い出しを３０分程度ですかね。スマホでさっとベッドでゴロゴロしながら情報を見て、PCログイン後に予定を書き出すみたいなやり方です。
恐ろしいことに１５０ものあるTeamsチームのチェックが今はそんなに苦じゃないんですよね。慣れなんですかね。
対策：オンライン会議のやり方
これもビジネス書には当たり前に書いてあると思うんですけど、まず会議は会議の準備が一番重要ですね。
アジェンダはとにかく簡易的でもなんでもいいから作りましょう。５分前でもいいので、とにかく関係者に通知しましょう。
それすらやってくれない会議はだいたいぐだぐだです。
場合によっては「私が最初冒頭しゃべってから、Aさんにスケジュールの話を振りますのでよろしく！」的なことを会議前にAさんに伝えておくなどの根回しもします。
会議資料も可能かぎり作ります。元々しゃべるのは得意ではないので事前に資料がないとまったく喋れないというのがあります。
オンラインであろうがなかろうが、このあたりは変わらないでしょうね。
うちのオンライン会議ですが、顔出しなしなのでとにかく表情が見えません。
ということで、きりがいいタイミングで資料説明を止めて、関係者にコメントがないかを聞きまくります。
場合によっては指名して話を振ります。
みなさんミュートして聞いているので、こうでもしないとわかっているのかいないのかわかりゃしないです。
これも躊躇いなく他人に発言指名することができるようになりました。
指名してしゃべらせるの大事。
会議のファシリテーターなんてまったくできてなかったんですけど、これも慣れのせいなのか、なんとかアジェンダとか資料さえ連携されていれば、主催が突如出席になったときに代理でファシリテーターを務めるということもまあまあできるようにはなりました。
年間でかなりの量の会議を主催していたことによる経験と慣れですね。
これもまた当たり前ですが、議事録は作って関係者に送付するようにしましょう。結局それがないと会議やった意味がないこと多々ありますので。
ここまで偉そうに書いてますけど、実際は無音の中、しゃべるのはやや苦手意識はありますね。不安だなー大丈夫かなーという心理からは逃れられない。
もうしょうがないですね。。
他にもいろいろ対策としてやっていることがあるけど、いったんここまで。気が向いたら付け足します。